ЭТрН для перевозчиков с 1 сентября 2026 года: кто оформляет документы

Обязательный переход на электронный формат касается не только транспортных компаний, но и всех, кто участвует в перевозке груза: грузоотправителей, перевозчиков, грузополучателей и экспедиторов. Разберем, кого именно касается переход, кто оформляет и подписывает ЭТрН и как это работает на практике.

ЭТрН с 1 сентября 2026 года: кого касается переход на электронный формат

Обязательный переход на ЭТрН установлен федеральным законом № 140-ФЗ. Согласно этому документу с 1 сентября 2026 года транспортная накладная при автомобильной перевозке должна формироваться в электронном виде. Переход касается всех участников грузоперевозки — независимо от того, крупная это компания или индивидуальный предприниматель.

ЭТрН требуется, когда груз перевозится автомобильным транспортом по договору с перевозчиком. Она относится непосредственно к конкретной перевозке и сопровождает груз в процессе рейса.

Рассмотрим типичные ситуации:

Производитель передает товар покупателю.
Завод или другая производственная компания привлекает стороннюю транспортную организацию для доставки готовой продукции заказчику.

Товар перемещают между объектами торговой сети.
Например, поставщик отправляет партию со своего склада в распределительный центр торговой компании. Если перевозку выполняет привлеченный перевозчик, используется ЭТрН.

Покупатель заказывает стороннюю машину для самовывоза.
Факт того, что покупатель самостоятельно организовал получение товара, не отменяет оформление транспортных документов, если для рейса привлекается отдельный перевозчик.

В перевозке участвует экспедитор.
Экспедитор может организовать доставку и привлечь другую компанию для фактической перевозки груза. В этом случае обязанности участников определяются заключенными договорами.

Перевозку выполняет водитель-ИП.
Если индивидуальный предприниматель самостоятельно принимает на себя обязанности перевозчика по договору, он совмещает сразу две роли — перевозчика и физического исполнителя рейса.

Обратите внимание: в случае, если организация везет свой груз собственным транспортом и не заключает отдельный договор перевозки, накладная, как правило, не требуется — но как только к перевозке привлекается сторонний перевозчик, электронный документ становится обязательным. Об исключениях, в которых транспортную накладную по-прежнему можно оформить в бумажном виде, мы писали в статье.

Что необходимо для работы с ЭТрН

Для начала следует выбрать оператора ИС ЭПД и проверить его статус в реестре Минтранса. Заключить соглашение можно с любым оператором из этого списка, например СБИС, Контур. Диадок, Астрал. ЭДО или СберКорус. Остальные шаги вкратце выглядят так:

Подать заявку и заключить договор.

Оформить подключение, согласовать тариф и необходимые функции.
Оформить электронные подписи.

Подключить КЭП сотрудникам, которые создают и подписывают ЭПД, а при необходимости оформить МЧД.
Распределить роли.

Определить ответственных за создание, проверку, подписание документов и устранение ошибок.
Настроить обмен с учетной системой.

Интегрировать ЭПД с 1С или другим используемым сервисом, чтобы не переносить данные вручную.

Подробнее о том, как организациям перейти на новый формат, мы писали здесь.

Ввод ЭТрН с 1 сентября 2026: изменения для участников перевозок

В этой главе мы подробно разберем, что именно изменится в рабочих процессах для грузоотправителя, перевозчика, получателя и экспедитора.

Что изменится для грузоотправителя
Грузоотправитель — тот, кто заключает договор перевозки и в большинстве схем именно он формирует ЭТрН. Он же отвечает за первый титул документа, если груз грузит его собственный сотрудник.

Ошибки при составлении ЭТрН могут существенно увеличивают время погрузки.
- Например, менеджер указал неправильный адрес выгрузки. Машина уже приехала на склад, груз подготовлен, но перевозка по документам должна идти в другое место. Исправление может задержать выезд автомобиля.
- Еще одна распространенная ситуация — смена машины. Если перевозчик заменил автомобиль, данные должны соответствовать фактическому транспортному средству.
Поэтому оформление стоит завершать до подачи машины. Чем ближе исправление к моменту погрузки, тем выше риск простоя.
Что изменится для перевозчика

Перевозчик — юридическое лицо или индивидуальный предприниматель, который непосредственно выполняет перевозку груза. В ходе рейса он участвует в оформлении нескольких титулов ЭТрН: после приема груза подписывает предусмотренную для него часть документа, а после доставки оформляет завершающий титул. (Грузополучатель при этом отдельно подписывает свой титул, подтверждая получение груза).

Перевозчик теперь работает не только с грузом и автомобилем, но и с электронной системой. Документ необходимо получить, проверить и передать водителю.

Отдельно стоит роль водителя: он физически принимает и передает груз, подтверждает отдельные действия в приложении простой электронной подписью (ПЭП), но не подписывает документ вместо перевозчика или грузополучателя — это два разных действия с разной юридической силой.

В любом случае водителю нужен доступ к мобильному устройству и интернету. Телефон должен быть заряжен, приложение доступно, а сотрудник должен понимать, где найти нужный документ.
Что изменится для грузополучателя

Грузополучатель — участник, который принимает груз на выгрузке, проверяет его состояние и подписывает свою часть накладной.

Для склада это означает проверку количества мест, состояния упаковки, маркировки и других сведений. Если обнаружено расхождение, его необходимо зафиксировать в предусмотренном порядке.

Электронный формат делает историю операции прозрачнее, но не отменяет обычную складскую проверку. Именно грузополучатель своей подписью закрывает факт доставки — без нее документооборот по рейсу считается незавершенным.
Что изменится для экспедитора

Экспедитор — организует перевозку: находит перевозчика, договаривается о маршруте и берет на себя ответственность за процесс в целом. В отдельных схемах, где груз идет через склад экспедитора или объединяется в сборную партию, именно экспедитор формирует ЭТрН, выступая грузоотправителем по отношению к фактическому перевозчику.

Поэтому ему приходится контролировать не только транспортную накладную, но и собственные экспедиторские документы.

Минтранс отдельно обращает внимание на то, что экспедиторская расписка не заменяет ЭТрН. Она подтверждает получение груза экспедитором, тогда как транспортная накладная относится к договору перевозки между грузоотправителем и перевозчиком.

Путь документа от погрузки до выгрузки на практике

Электронная транспортная накладная сопровождает рейс от подготовки автомобиля до завершения выгрузки. На всем протяжении документ дополняют и подписывают разные участники перевозки.

Подготовка рейса

До подачи автомобиля диспетчер или логист проверяет данные заказа: кто отправляет и получает груз, куда и когда нужно приехать, что именно перевозится и каким требованиям должен соответствовать транспорт. В системе заранее указывают перевозчика, ответственных сотрудников, водителя и автомобиль.

Водитель получает приглашение на рейс в мобильном приложении. Если перед погрузкой меняются машина или водитель, информацию необходимо скорректировать в системе или оформить предусмотренное изменение документа. Сообщения в мессенджере сами по себе ЭТрН не меняют.

Перед погрузкой: водитель должен видеть назначенный рейс и доступные ему действия в приложении.
Прием груза

Грузоотправитель формирует первый титул ЭТрН и подписывает его. Водитель открывает документ, после чего сверяет сведения с фактическим грузом: участников перевозки, адреса, данные автомобиля и прицепа, информацию о себе, наименование и количество товара, массу, упаковку, маркировку, пломбы и крепление.

Если обнаружены расхождения, их фиксируют до подтверждения приема груза. После отправки подписанную водителем ПЭП нельзя просто отозвать. Далее перевозчик подписывает следующий титул квалифицированной электронной подписью.

Когда необходимые титулы поступают в ГИС ЭПД, система формирует QR-код.

Перед выездом: водитель проверяет, что QR-код появился и доступен в приложении.
Перевозка

Во время рейса в приложении сохраняются сведения о перевозке и QR-код ЭТрН. Если документ и код были загружены заранее, они остаются доступными даже при временном отсутствии интернет-соединения.

Диспетчер при этом может отслеживать состояние электронного документооборота: какой титул уже подписан, на каком этапе находится обмен и завершена ли перевозка. Для компании с большим автопарком это снижает необходимость уточнять статус каждого рейса у водителей по телефону.

При проверке на дороге: водитель предъявляет инспектору QR-код ЭТрН.
Выгрузка и закрытие рейса

После прибытия получатель осматривает груз и оформляет следующий титул. Недостачу, повреждение, проблемы с упаковкой или отказ от приемки необходимо отражать в электронном документе, а не оставлять только в отдельном акте или переписке.

Водитель подтверждает передачу груза. Затем ответственный сотрудник перевозчика подписывает завершающий титул квалифицированной электронной подписью.

После этого рейс считается закрытым: все необходимые титулы ЭТрН подписаны, а документ остается доступным участникам в электронном архиве.

Готовность Складстор к работе в новом формате

Складстор со своей стороны подготовил все необходимое для перехода на электронные перевозочные документы. Настроены процессы работы с ЭТрН на этапах приемки и выдачи груза, а сотрудники понимают порядок проверки данных и действий при расхождениях.