ЭПД с 1 сентября 2026 года: кого касается переход и как подготовиться
С 1 сентября 2026 года правила работы с перевозочными документами меняются. Компании и индивидуальные предприниматели (ИП), которые участвуют в коммерческой перевозке наемным транспортом, должны перейти на электронный документооборот по установленному перечню документов. Это касается не только транспортных компаний. В цепочке участвуют грузоотправитель, перевозчик, грузополучатель и экспедитор, причем у каждого своя роль.
Переход на ЭПД (электронный перевозочный документ) с 1 сентября 2026 года — это не просто замена бумажной накладной электронным файлом. Меняется сама схема взаимодействия: документ создается в информационной системе, подписывается ответственными участниками, передается через оператора и поступает в ГИС ЭПД (Государственная информационная система электронных перевозочных документов). Поэтому бизнесу важно заранее разобраться, какие документы его касаются, кто должен их оформлять и как организовать обмен.
Что такое ЭПД и зачем нужна ГИС ЭПД
ГИС ЭПД — государственная информационная система, через которую проходит электронный перевозочный документооборот. При этом компании не подключаются к ГИС напрямую. Обмен организует аккредитованный оператор информационной системы ЭПД: он передает сведения между участниками и направляет их в государственную систему.
Именно поэтому введение нового порядка не означает, что каждой компании придется самостоятельно взаимодействовать с государственным порталом. На практике участник выбирает оператора, подключает соответствующий сервис и уже через него оформляет и подписывает электронный документ.
Какие ЭПД становятся обязательными с 1 сентября 2026 года
Главное изменение касается нескольких видов перевозочных и экспедиторских документов.
С сентября в электронном виде необходимо оформлять:
- транспортную накладную (ЭТрН) при автомобильной перевозке
- заказ или заявку на перевозку
- транспортную железнодорожную накладную
- грузовую накладную при воздушной перевозке
- поручение экспедитору
- экспедиторскую расписку
- складскую расписку
При этом не стоит воспринимать перечень как правило «вся перевозка теперь только электронная». Закон предусматривает отдельные исключения, когда бумажный формат сохраняется. Поэтому перед оформлением конкретной перевозки необходимо проверить ее вид, участников и условия.
С путевыми листами ситуация отличается. Их обязательный электронный формат зависит от конкретного вида перевозки и продукции. Поэтому компаниям с собственным или привлеченным транспортом стоит отдельно проверить требования к путевым листам для своих операций, а не автоматически переводить все рейсы на электронный вид.
Кого касается переход
Грузоотправитель передает груз и отвечает за сведения, которые вносит в свою часть транспортного документа. Обычно именно он формирует начальный титул ЭТрН, если договором не предусмотрено иное.
Перевозчик принимает груз, подтверждает его прием к перевозке, участвует в оформлении своей части документа и фиксирует результат доставки.
Грузополучатель не остается сторонним наблюдателем. После получения товара он проверяет груз и подписывает свою часть ЭТрН. Если обнаружены недостача, повреждение или другие расхождения, их необходимо отразить в электронном документообороте.
Экспедитор подключается к схеме, если перевозка организуется в рамках договора транспортной экспедиции. В зависимости от условий он может оформлять поручение экспедитору, экспедиторскую расписку, складскую расписку и в отдельных сценариях участвовать в оформлении ЭТрН.
Для ИП принципиальных послаблений только из-за организационно-правовой формы нет. Если предприниматель выступает участником соответствующей перевозки, на него распространяются установленные требования к электронному документообороту.
Как связаны ЭПД, ЭТрН и ГИС ЭПД
ЭПД — общее название электронных перевозочных документов. ЭТрН — один из их видов, то есть электронная транспортная накладная. ГИС ЭПД — государственная система, в которую поступают сведения об электронном документообороте.
При этом ЭТрН не является просто электронной копией бумажной накладной. Она представляет собой последовательность титулов, которые подписывают разные участники на разных этапах перевозки. Переход на такой формат затрагивает не одного сотрудника, а всю цепочку от отгрузки до приемки.
Как проходит оформление ЭТрН
Сначала определяют участников перевозки и вид документа. Затем ответственный сотрудник создает ЭТрН в используемой системе. В документ вносят сведения о грузе, маршруте, отправителе, получателе, транспортном средстве и других параметрах.
После этого соответствующий титул подписывает уполномоченное лицо. При погрузке свои действия фиксирует отправитель, перевозчик подтверждает принятие груза, а после доставки грузополучатель отражает результат приемки.
Если используются электронные подписи сотрудников, необходимо заранее проверить их действительность и полномочия. Для представителей организации в предусмотренных случаях потребуется машиночитаемая доверенность.
Как подключить ГИС ЭПД
Дальше последовательность примерно такая:
- Определить, какие перевозки и документы используются в компании.
- Выбрать оператора и оформить подключение.
- Проверить электронные подписи сотрудников.
- При необходимости оформить МЧД — электронный аналог бумажной доверенности в формате XML.
- Настроить обмен с учетной системой.
- Подключить контрагентов.
- Обучить сотрудников.
- Провести тестовые перевозки.
Такой порядок особенно важен для компаний с большим количеством ежедневных отгрузок. Если сотрудник будет вручную переносить данные из одной программы в другую, возрастает риск ошибки в ИНН, адресе, реквизитах машины или характеристиках груза. Некорректный электронный документ может быть отклонен оператором или системой, а исправление уже во время погрузки способно задержать отправку.
Что меняется в работе склада
Кладовщик или другой ответственный сотрудник должен понимать, какой документ поступил, что именно требуется проверить и в какой момент необходимо передать информацию следующему участнику. При отгрузке важно сопоставить фактический груз с данными ЭТрН до подписания соответствующего титула.
При приемке порядок обратный: сотрудник проверяет количество мест, состояние упаковки и другие параметры груза. Если обнаружены расхождения, их необходимо корректно отразить в документе до завершения документооборота.
Для склада это не только изменение формата. Нужно обновить внутреннюю инструкцию, определить ответственных и заранее проверить, как система будет работать в реальных условиях.
Отдельно стоит подготовить водителей и складских сотрудников работе с приложением. Они должны знать, где получить документ, как подтвердить свою часть и что делать при расхождении данных.
Завершающий этап — тестирование. Проведите несколько реальных или тестовых рейсов и проверьте не только стандартную схему, но и нестандартные ситуации: повреждение груза, отказ от приемки, изменение транспортного средства или проблемы со связью.
Что делать при отсутствии интернета
Поэтому заранее стоит продумать резервную схему: где находится стабильная точка доступа, кто отвечает за передачу документов и каким способом водитель сможет подтвердить свою часть в пути. Например, отсканировать QR-код электронной транспортной накладной.
Разряженный смартфон, утерянный пароль или отсутствие доступа к рабочей учетной записи нельзя автоматически считать основанием для бумажного оформления. Здесь требуется заранее настроенный процесс и резервные варианты работы.
Будут ли штрафы за отсутствие ЭПД
С 1 сентября 2026 года обязательный порядок уже действует, поэтому откладывать подготовку до последнего момента рискованно. При этом для адаптации бизнеса предусмотрен переходный период до 1 марта 2027 года. По разъяснениям Минтранса и профильных операторов, в этот период за отсутствие ЭПД при проверке предусмотрен более мягкий порядок реагирования. Однако это не отменяет самой обязанности работать в электронном формате.
Кроме того, систематическое игнорирование требований может привлечь внимание контролирующих органов. ФНС уже заявляла, что данные ГИС ЭПД могут использоваться для выявления компаний, у которых регулярно остаются незакрытые документы.
Поэтому ориентироваться только на отсутствие непосредственного штрафа в переходный период не стоит. Гораздо важнее, чтобы электронный документооборот не создавал задержек при приемке и отгрузке.
Как Складстор подготовился к новым требованиям
Для склада переход на ЭПД затрагивает не только бухгалтерию или транспортный отдел. В электронную цепочку включаются сотрудники, которые принимают и отгружают товары, взаимодействуют с перевозчиками и фиксируют результаты операций.
Складстор со своей стороны заранее подготовил необходимые процессы для работы с новым форматом перевозочных документов. Сотрудники понимают порядок взаимодействия при приемке и отгрузке, а организация складских операций учитывает требования к электронному документообороту.
Для клиента это означает меньше ручной работы с бумажными накладными и понятный порядок действий при передаче и получении товара. Сотрудники склада могут сосредоточиться на фактической проверке груза, а не на поиске нужного листа или передаче бумажных экземпляров между участниками перевозки.
Плюсы и минусы перехода на обязательный электронный формат
Плюсы перехода:
- меньше бумажной волокиты и потерянных оригиналов накладных при передаче между грузоотправителем, перевозчиком и складом;
- ускоряется подтверждение приемки груза — статус документа виден в системе, включая СБИС, в реальном времени;
- прозрачная история документа: все стороны видят одну и ту же версию накладной без разночтений;
- упрощается взаимодействие с налоговой — электронный документ снижает риск претензий по расходам на перевозку;
- удобнее вести архив и искать нужный документ по грузоперевозке за прошлые периоды работы.
Минусы и сложности переходного периода:
- дополнительные затраты на подключение к оператору, например к СБИС, на электронную подпись и обучение сотрудников;
- зависимость от устойчивой связи и работоспособности информационных систем в пути;
- необходимость синхронизировать формат документа со всеми контрагентами, включая мелких перевозчиков, которые еще не подключились к электронному документообороту;
- риск ошибок на первом этапе, пока сотрудники не привыкли к новому порядку оформления после введения обязательных правил.
Введение ЭПД с 1 сентября 2026 года меняет не только форму перевозочных документов. Бизнесу приходится перестраивать взаимодействие между отправителем, перевозчиком, экспедитором и получателем.
Чтобы переход прошел без сбоев, заранее определите стандартные процедуры для каждого сценария, подключите оператора, проверьте подписи и полномочия сотрудников, настройте обмен с контрагентами и проведите тестовые перевозки.
Главное — не ждать момента, когда новый документ понадобится уже на погрузке. Если схема отработана заранее, переход на электронный формат становится обычной частью логистического процесса.