3PL-логистика: что это и как функционирует

По мере развития бизнеса компании сталкиваются с увеличением объема операций и масштаба деятельности: требуется принимать все больше поставок, размещать больше товара на хранение, собирать заказы, контролировать остатки и организовывать оперативную доставку клиентам. Содержание собственного склада требует вложений в помещение, персонал, оборудование и программное обеспечение — чем дальше, тем больше. По этой причине многие компании передают логистические процессы специализированным подрядчикам — 3PL-провайдерам.

Аббревиатура 3PL происходит из английского выражения Third Party Logistics — дословно «логистика третьей стороны». В этой схеме производитель, поставщик или интернет-магазин передает задачи, связанные с движением товара от поставщика до покупателя, внешнему подрядчику.

3PL-оператор организует приемку товара, размещение по адресам хранения, учет остатков, комплектацию заказов, отгрузку, доставку и работу с отчетностью. Проще говоря, всю ту работу, которая обеспечивает бесперебойную поставку товаров покупателям. Каждый этап фиксируется в WMS-системе (Warehouse Management System) и ТСД, вследствие чего каждая единица отслеживается, а количество ошибок при ручной обработке данных снижается.

Если склад 3ПЛ обслуживает сразу нескольких клиентов, возникает вопрос, как исключить пересортицу. Общая площадь может использоваться товарами разных компаний, при этом учет ведется раздельно. Благодаря методу адресного хранения и интеграции с Warehouse Management System местоположение каждого товара четко зафиксировано, все перемещения отслеживаются, а значит, товары разных клиентов не перемешиваются. Хотя ответственность и внимание требуются при работе с любым объемом продукции, при большом ассортименте и высокой интенсивности отгрузок правильная система хранения и электронное сопровождение особенно важны.

Внедрение оператора в бизнес-процессы начинается с интеграции систем клиента: ERP, WMS, ТСД. Налаживается обмен файлов и личный кабинет 3ПЛ, в котором будут отображаться отчеты и информация по остаткам на складе. После этого склад готовят к приему продукции: выделяют зоны хранения, заводят карточки товаров в WMS, готовят упаковочные стандарты.

Для каждой поставки клиент сообщает оператору дату, состав и объем товара. Большинство крупных клиентов заранее передают оператору ASN (предварительное уведомление о поставке), благодаря чему склад заранее резервирует место хранения и планирует загрузку персонала. Если поставка приходит без предварительного уведомления, время приемки обычно увеличивается. Оператор сверяет количество и состояние, фиксирует расхождения, заводит товар в программу и размещает на местах хранения. В личном кабинете клиента в это время обновляется информация об актуальных остатках и появляется отчет о приемке.

Когда покупатель делает заказ, он мгновенно подгружается в систему. В рамках оговоренных сроков сотрудники 3PL-провайдера собирают заказ, упаковывают, маркируют и передают перевозчику. В личном кабинете клиента появляются накладные и трек-номер отправления.

Если покупатель делает возврат, товар возвращается на склад, где оператор проверяет его состояние, обновляет остатки, при необходимости переупаковывает.

Проведение инвентаризации начинается с подготовки. Необходимо зафиксировать остаток товара, ограничить его перемещение и подготовить документы.

Далее комиссия проверяет расположение продукции, сверяет данные и соблюдает установленный порядок действий. Такой процесс проведения позволяет избежать ошибок и обеспечивает правильное выполнение процедуры. Во многих компаниях используется пошаговый порядок и внутренняя инструкция.

Чаще всего схему 3ПЛ выбирают компании, которые работают в нескольких регионах, стремятся сократить постоянные расходы или быстро увеличивают объем продаж — те, для кого постоянная инвестиция в собственный склад невыгодна. В число таких компаний входят интернет-магазины, импортеры, малый бизнес, производители. Особенно заметен эффект у компаний, у которых количество заказов меняется в течение года. Например, продавцы новогодней продукции или школьных товаров несколько месяцев работают с минимальной нагрузкой, а затем за короткий период получают столько заказов, сколько собственный склад обработать уже не способен.

Кроме того, для продавцов маркетплейсов дополнительно важны требования к маркировке, упаковке и формированию поставок по правилам площадок. Многие 3PL-провайдеры выполняют эти операции самостоятельно, что сокращает время подготовки товара.

Плюс, при работе с косметикой, продуктами питания и БАДами оператор дополнительно контролирует сроки годности и партии товаров (FIFO или FEFO).

При самостоятельной организации хранения и логистики все процессы подконтрольны владельцу, а условия постоянны. Такой формат оправдан при стабильном объеме продаж, когда мощности склада используются практически постоянно. Но есть и минусы: затраты на аренду, оборудование, персонал и программное обеспечение. Любые ошибки при приемке или отгрузке ложатся на владельца бизнеса.

При работе через 3ПЛ большая часть операционной нагрузки передается подрядчику. Мощности адаптируются под текущую нагрузку, оплачиваются только фактически используемые ресурсы, а время менеджмента компании освобождается для решения других вопросов.

Складстор предлагает комплекс услуг 3PL-оператора и берет на себя полный цикл складской обработки продукции.

Перед началом работы специалисты Складстор анализируют ассортимент клиента, требования к хранению, прогнозируемый объем заказов и необходимую скорость обработки. На основании этих данных настраиваются зоны хранения, правила приемки, упаковки и обмена данными с учетной системой клиента. Благодаря этому склад начинает работать по понятным регламентам уже с первых поставок.

Если возникает расхождение во время приемки или возврата, информация фиксируется в системе и передается клиенту. Весь товар учитывается в WMS-системе, а все документы отображаются в личном кабинете клиента. В результате клиент получает надежного подрядчика с прозрачностью операций, а покупатели — быструю бесперебойную доставку.