Принципы ведения учета товаров на складе
Полные стеллажи материалов, которые почти не продаются, истечение срока годности ходового товара, непонимание того, что, в каком количестве и где лежит — финансовая стабильность предприятия не терпит таких ошибок. Это явные знаки того, что бизнесу не хватает четкой и комплексной системы складского учета.
Что такое складской учет
Складской учет — больше, чем пересчет и запись коробок на полках. Это система контроля за движением и состоянием всех материальных ценностей на хранении у компании. Процесс включает в себя ряд операций от фиксации поступления продукции до ее отгрузки покупателю. Благодаря этому бизнес всегда имеет ответы на следующие вопросы:
-
- Какой товар есть в наличии? В несколько кликов продавцу известно все: наименования, артикулы, партии.
- Сколько этого товара в количественном и денежном выражении?
- Где физически находится товар? Конкретный путь – зона, ряд, стеллаж, ячейка.
-
Если каждое перемещение ценностей учитывается в системе безошибочно, то цифровые и фактические данные всегда будут совпадать и поддерживать порядок на складе, а убытки будут минимизированы. А когда прозрачен каждый этап движения товара, компания растет увереннее.
Почему учет товаров критически важен для бизнеса
Среди множества бизнес-процессов, от которых зависит успех предприятия, работа с запасами занимает особое место. Профессиональный складской учет решает несколько проблем:
- Оптимизация закупокСистема отслеживает, какие товары оборачиваются быстро, а какие долго удерживают капитал на полках. Оптимизация помогает закупать именно то, что нужно, в правильном количестве.
- Ускорение работы персоналаЗнание точного расположения позиции на складе значительно сокращает время ее поиска и сборки заказа.
- Контроль сроков годности и качества товараУчет сроков годности позволяет в первую очередь отгружать товар с минимальным сроком, минимизируя потери от порчи. Это помогает избегать списания просроченной или испорченной продукции.
- Минимизация отрицательных остатковСлучаи, когда реальный запас оказывается меньше учетных данных, могут быть следствием ошибок при приемке или отгрузке, краж, неправильного планирования. Предотвращение таких ситуаций помогает избежать дефицита позиций.
Правильно организованный процесс позволяет не просто хранить ценности, но и эффективно управлять ими, увеличивая прибыль предприятия.
Какие проблемы возникают без учета
Если вести учет товаров по памяти или на бумаге, неприятности настигнут очень скоро. Компания, которая не пользуется продвинутыми системами управления, может столкнуться с целым перечнем проблем:
- Потеря капитала, вызванная избыточными закупками, срывом сроков поставок, истечением срока годности.
- Операционные ошибки: дублирование закупок, пересортица, сложности с поиском товара.
- Хищения и злоупотребления со стороны персонала.
- Невозможность качественной аналитики и неэффективное использование площади.
- Проблемы с бухгалтерской отчетностью и сложности при аудите – это чревато не только убытками, но проблемами с налогами.
Виды складского учета
Для разных типов бизнеса и разной номенклатуры подходят разные методы. В основном используют четыре подхода.
- Номенклатурныйподходит для бизнеса с небольшим ассортиментом. Товара мало, поэтому его легко найти без дополнительной сортировки. На каждую позицию товара заводится отдельная карточка
- Сортовойметод используется, когда важно классифицировать товар по наименованиям, сортам или характеристикам. Метод не учитывает цену, поставщика, дату прибытия, срок годности. Прибывшие ценности добавляются к остаткам: хорошо для оптимизации пространства на складе, плохо для недолговечной продукции. Проще всего организовать сортовой учет для товаров без критичных сроков годности: например, гвоздей, тканей
- Партионныйметод обеспечивает продавца конкретной информацией о том, какая партия продана или списана. Продукция делится по срокам годности, ценам, поставщикам. Каждая поступившая партия учитывается отдельно, поэтому остатки всегда продаются раньше новых товаров
- Партионно-сортовойметод совмещает в себе преимущества двух предыдущих подходов и используется при наличии большого количества номенклатур. Продукция группируется и по сортам, и по партиям, и хранится отдельно друг от друга
Принципы складского учета
Чтобы система работала как отлаженный процесс, она должна строиться на ключевых принципах складского учета. Их соблюдение значительно улучшает эффективность хранения запасов и гарантирует получение наиболее актуальной картины.
- Каждое движение: приход, перемещение, списание – должно сразу отражаться в документах. Каждое отложенное внесение данных может обернуться потерей информации.
- Адресное хранение ускоряет поиск и устраняет путаницу. Оно представляет из себя систему, где у каждой зоны, ряда, стеллажа, полки, ячейки есть свой номер.
- У каждого склада или зоны должен быть свой ответственный сотрудник, который отвечает за сохранность продукции и правильность ведения документации.
- Регулярная инвентаризация необходима, чтобы сверять фактические данные с данными учета и на раннем этапе выявлять ошибки, пересортицу или недостачу. А это, в свою очередь, позволяет принимать взвешенные решения: что докупать, от каких позиций избавляться и как распределять ресурсы.
Соблюдение всех четырех пунктов превращает склад из хаотичного массива в отлаженный механизм, работающий без лишних движений, и снабжает владельцев организации самыми полными знаниями об их запасах. А знание в этом деле — лучшая страховка от потенциальных убытков.
Что включает система складского учета
Ведение учета в тетради у двери склада не может гарантировать точности и уверенности. Современный контроль запасов включает в себя несколько важных компонентов, упрощающих контроль операций на складе. Эти компоненты обеспечивают идеальную и бесперебойную работу.
- Документооборотпервоочередная необходимость. Абсолютно каждое действие с товаром должно быть подтверждено соответствующим первичным документом. Важно правильно заполнять документы в момент совершения операции, не откладывая на потом, и актуализировать данные в системе
- Программное обеспечениеот простой Excel-таблицы или облачного сервиса до полноценной системы управления складом WMS или программы на базе 1С. Выбор зависит от масштабов бизнеса и оборота. Главная задача — централизованно хранить информацию об остатках, движении, партиях и сроках годности, а также быстро формировать отчеты
- Оборудованиесканеры штрихкодов, принтеры этикеток и терминалы сбора данных. С помощью этого оборудования приемка и отгрузка происходят в разы быстрее, а вероятность ошибки при пересчете или внесении артикула вручную сводится к минимуму
- Маркировкадля однозначной идентификации каждого вида товара позволяет сотруднику мгновенно находить нужную позицию по адресу в программе. Такой подход устраняет путаницу и значительно экономит время
Основные документы складского учета
Любая операция с товаром должна быть подтверждена бумагой (или электронным файлом с подписью). Правильное заполнение важно не только для бухгалтерии, но и для самого бизнеса, чтобы избежать спорных ситуаций с поставщиками, покупателями и собственными сотрудниками. Разберем основные формы, с которыми сталкиваются склады.
- Книга складского учета и журнал операцийНа небольших складах, где номенклатуры немного, удобно вести учет в книге складского учета, где записи делаются в хронологическом порядке. В более крупных организациях используют журнал, куда заносятся реквизиты всех приходных и расходных документов
- Приходная накладная (ТОРГ-12, УПД)первый и самый важный документ при поступлении продукции. На основании приходной накладной товар записывается в активы предприятия. Крайне важно, прежде чем поставить подпись и печать в накладной, сверить указанное количество с фактическим
- Расходная накладнаяили товарная накладная на отпуск, отмечает ровно обратный процесс – ценности покидают склад и переходят покупателям. Без правильно оформленной расходной накладной невозможно доказать факт продажи и списать остатки.
- Акт о приемке материалов (форма М-7)составляется в тех случаях, когда при приемке выявлены расхождения: недовоз, бой, брак или пересортица. Это документальное основание для выставления претензии поставщику и корректировки учетных данных
- Карточка складского учетафиксирует каждое движение товара: приход, расход и конечный остаток. Ее основная цель — обеспечить контроль над движением материалов, их количеством и состоянием, что способствует эффективному управлению запасами и предотвращению потерь
- Требование-накладная (форма М-11)применяется, когда нужно переместить товар с одного склада на другой или передать материалы в другую зону. Это внутренний документ, но он меняет остатки и должен фиксироваться
- Акт списанияфиксация неизбежных потерь: истек срок годности, повредили при перемещении, выявили недостачу. Чтобы убрать эти позиции с баланса предприятия, необходимо составить акт списания с указанием причин
Вести формы можно по-разному: кто-то по старинке заполняет бланки от руки, кто-то настраивает их автоматически заполняться из учетной программы. Принцип остается неизменным: отдельное действие — отдельный документ.
Почему удобно работать с компанией «Складстор»
Когда у вас нет собственного помещения, желания нанимать штат кладовщиков и настраивать сложное программное обеспечение, доверить складские процессы можно профессионалам.
Компания Складстор берет на себя все заботы, связанные с хранением и учетом продукции. Вы освобождаете себя от необходимости арендовать большое помещение, покупать стеллажи, нанимать и контролировать персонал, а также от покупки и настройки дорогостоящего ПО и оборудования для автоматизации. Передавая ответственность Складстору, вы получаете полноценный сервис, который обеспечит профессиональный подход, экономию ресурсов, точность и прозрачность операций. Вы в любой момент будете иметь доступ к актуальным данным о своих остатках. Вместо того, чтобы решать операционные складские проблемы, вы сможете полностью сосредоточиться на развитии бизнеса: поиске новых клиентов, маркетинге и улучшении продукта.
Грамотно выстроенный учет — ваша уверенность в завтрашнем дне. А если собственный склад для вас — лишняя головная боль, то передача этих задач на аутсорсинг профессионалам из Складстора станет самым верным стратегическим шагом.